近来年,企业因印章管理不规范导致的纠纷和诉讼层出不穷,使企业面临巨大风险,有些甚至使企业承受巨额损失。究其根源,主要是因为企业疏于对印章的风险防控。传统的印章的管理模式目前依然是大多企业的选择,但是依然会出现不少的印章偷用盗用、人情章等违规问题,无法根本杜绝印章管理难题。
那么,企业印章管理应该如何避开这些“坑”呢?对于印章管理,我们给出了相关建议:
印章使用风险防范的基本思路
1.企业要建立岗位法律风险防控体系。
2.企业要制定印章管理规定。
3.新注册设立的单位在领取营业执照后,应直接到公安机关刻制印章并备案。
4.企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。
5.印章保管人员必须加强对印章的保管。
6.禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。
7.企业必须定期检查印章使用情况。
8.企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理,限定其用途和使用审批程序,严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。
9.企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录。
10.企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,由法律管理部门按法律规定解决。
11、采用董助智能印章管理系统实行传统+智能化双管理,华黔科技董助智能印章管理系统是一款基于物联网技术和*流程式管理审核设计的全自动便携式智能印章,云平台实时记录盖章人、盖章文件、盖章时间、地点,可以确保每一次用章过程可监控、可查询、可追溯,还能保证印章的安全性和业务连续性同时,实现组织集中管控与用章效率的双提升。